ど～も、こんにちはめいこです！
今回は、プロジェクトリーダーや制作進行管理として、タスクの進捗管理を専門に手掛けてきた経験から、どうすれば日々のタスクを忘れずに、やるべきことをやれるか、私が実践していることについて書いてみたいと思います。
仕事が忙しくなるほど…、タスクが煩雑になって、優先順位が分からなくなりがちですよね…。タスクを忘れずにいられるとありがたいですー
結論からお伝えすると、
すべてのタスクをgoogleカレンダー（googleでなくてもよいです）で管理する
これに尽きると思っています！
① タスクはすべて、やるべき日・やりたいと思っている日の終日の予定欄に入力する
②-１ タスクが完了したら削除する
②-２ タスク未完了であれば、予定日をスライドする
③ 一日の終わりか始めに、カレンダーを確認し、追加タスクやスライドになったタスク、完了/消滅したタスクを整理する
◎これを自分の中でルール化しておくとよいです(^^♪
◎カレンダーの終日欄がすっきりしてくると、楽しいという感覚になるとしめたものです(^^♪
カレンダーを使うので、スケジュールも入力していると思います。混同しないようにタスクとスケジュールを色分けするのもアリかもです◎
ところで、タスク管理の前に、タスクをタスクとして捉えているかどうかも大切ですよね…！
そうなんです。当たり前のようなことですが…、
タスクは、タスク化しないとタスクにならないのです！
社会人になると、子どもの時のように「はい、これが宿題です」なんてわかりやすくタスクは用意されることが少なくなります。
与えられた業務から何をすべきかを自分でタスク化して、仕事を全うするということが必要になります。
そのために必要なことをここからお話ししますね!(^^)!
まず、その仕事のゴールは何で、どんな流れで進めていくかを理解する必要があります。
初めてのプロジェクトで、どこから手をつけてよいか分からないという場合も、調べることからタスクにして、人に尋ねたり想像したりして、こんな道順でこんなゴールにたどり着くのだ、という地図を描いておくことが重要です。
例えば、料理をつくるという仕事の場合、ステップはこんな感じ。
- 何をつくるかを決める
- 必要な材料と分量を洗い出す
- 洗い出した材料を準備する
- 調理する（カレーに決めた場合①お米を炊く②カレールーをつくる）
- 完成！
また、ひとつずつのステップの粒度は人によって違って、ざっくりとポイントを置く人もいます。例えばこんな感じで…。
- 材料を準備する
- 料理する
個人的には、できるだけ粒度を細かくした方が、やり漏れがなく、慌てて発生する追加作業が少ないかと！
ところで、先ほどお伝えしたステップのことを、フローと言います。
「フロー」とは、「流れ」という意味の英単語”flow”をカタカナ表記した言葉で、ビジネスでは一連の業務プロセスやステップを指すことが多いです。今回の作業をフロー図にするとこんな感じです。
この一つ一つのステップが、タスクになるわけです。
調理する項目はさらに分解してタスク化できますが、今回は大きな流れのみということで、あえてひとくくりにしておきます。
さて、ここまで仕事のステップが分解できたら、スケジュールをつくります。
またまた、たとえ話ですが、10月5日に大人数のパーティがあり、そのための料理だったとします。10月5日の完成の日から逆算してスケジューリングをすると…
たとえを料理にしてしまったので、タイトなスケジュールになってしまいました( ;∀;)）
10/5 料理する→完成！
10/4 下ごしらえ
10/3 材料を購入
10/2 必要な材料と分量を洗い出す→ネット注文が必要なものは注文する
10/1 作るものを決める
ここまできたら、タスクをgoogleカレンダーへ入力していきます。
下のように、基本、タスクは終日の欄へ入力するのがおすすめです。タスクを実行するために、1時間以上のまとまった時間が必要なもの、締切が決まっているものは、「調理する」の例のように、終日の欄への入力に加えて、タイムラインにも入力しておくと安心です。
ここまでやれば、タスク漏れは減りそうです。
今回は毎日何かしらのタスクが発生するものを例にしましたが、長期にわたるプロジェクトの場合、作業期間が長く、次のステップまで数週間というものも。スパンが長いほど忘れてしまったり、時間があるような感覚になって後回しにして、気づいたら締切間近！なんてことになりがち…。
備忘録としても、カレンダーを大いに活用してほしいなと思います(^^ゞ
また、会議で議題に上がったタスクをその場ですぐにカレンダーへメモ代わりに入力しておくのもおすすめ！
タスクはタスクとして別に記載するのもよいですが、カレンダーを中心にタスク管理することで、期限が見える化され、頭の中が整理される。そして”何かしないといけない気がする…”というモヤモヤから解放されるかも！！
他にも独自にいろんな方法をされている方もいるかと思います。これが正解というわけでもないので、参考にしてもらって、忙しい毎日を快適に過ごす一助になると嬉しいです(^^♪
最後までお読みいただきありがとうございます！それでは今日もお元気で(*^_^*)素敵な一日になりますように～✨
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